适用版本
- Windows 10 / 11 内建的 OneDrive 同步程序；macOS 版操作类似，以 2026-09 为准
重点内容
设定 OneDrive
- 点工作列右下角的 OneDrive 云朵图示（没有的话，开始选单搜 OneDrive）
- 用公司账号（或个人 Microsoft 账号）登录
- 选择本机的 OneDrive 资料夹位置（默认在
C:\Users\你的名字\OneDrive - 公司名） - 文件总管左边会出现 OneDrive - 公司名
📌 同一台电脑可以同时登录个人和公司 OneDrive，会显示成两个不同的资料夹。
Files On-Demand：状态图示
| 图示 | 状态 | 占电脑空间吗 | 离线能打开吗 |
|---|---|---|---|
| ☁️ 蓝色云朵 | 只在线上（Online-only） | 不占 | ❌ 要连网 |
| ✅ 绿色勾勾（空心） | 本机可用（Locally available，打开过一次） | 占 | ✅ |
| 🟢 绿底白勾（实心） | 一律保留在此装置（Always available） | 占 | ✅ |
| 🔄 两个箭头 | 正在同步 | — | — |
| ❌ 红色叉叉 | 同步出错 | — | 看情况 |
切换方法： 在文件或资料夹上按右键
| 选项 | 结果 |
|---|---|
| Always keep on this device | 下载并一直保留，适合出差、要离线用的文件 |
| Free up space | 删掉本机副本，变回只在线上，云端文件还在 |
💡 电脑空间不够时，对不常用的大资料夹按 Free up space，马上省下空间，文件仍然在 OneDrive 里。
资料夹备份（Known Folder Backup）
- OneDrive 图示 → ⚙ Settings → Sync and back up → Manage back up
- 打开 Desktop（桌面）、Documents（文件）、Pictures（图片）（也可以选 Music、Videos）
- 按 Start backup
之后这些资料夹的文件都会自动同步到 OneDrive，换电脑时登录同一个账号，文件就回来了。
⚠️ 个人免费版只有 5 GB，桌面和图片资料夹很容易超过；先看清楚容量再开启。
同步 SharePoint / Teams 的资料夹
| 方法 | 做法 | 建议 |
|---|---|---|
| Add shortcut to My files | SharePoint 或 Teams 文件库 → 选资料夹 → Add shortcut to My files | ✅ 推荐：资料夹出现在你的 OneDrive 里，电脑和手机都看得到 |
| Sync | 文件库上方 Sync 按钮 | 旧做法，同步整个文件库 |
📌 两种方法不要对同一个资料夹同时用，否则可能出现重复或同步错误。
暂停与检查同步
- OneDrive 图示 → ⚙ → Pause syncing（2 / 8 / 24 小时），例如用手机热点时先暂停
- 图示上出现红色叉叉或感叹号：点开看哪个文件出错，常见原因见下表
| 常见同步问题 | 解决 |
|---|---|
| 文件名有不允许的字符或太长 | 改短，去掉 *、:、?、"、<、> 这类符号 |
| 文件正被其他程序打开 | 关掉后会自动继续 |
| OneDrive 空间满了 | 清理或升级方案 |
| 同一个文件在两台电脑同时修改 | 会出现「文件名-电脑名」的副本，比较后保留一个 |
学完你会
常见错误
- ❌ 把 OneDrive 资料夹里的文件删掉想省空间：删掉会连云端一起删，要用 Free up space。
- ❌ 出差前没把文件设成 Always keep on this device：到了没网络的地方打不开。
- ❌ 同一个资料夹同时用 Sync 和 Add shortcut：出现重复与同步错误。
- ❌ 免费 5 GB 就开启图片备份：很快就满了，同步停止。
- ❌ 看到红色叉叉不理：那个文件其实没有上传到云端。
Sources
官方文档：