重点内容
分享的两种做法
| 做法 | 结果 |
|---|---|
| Share（邀请） | 输入对方 Email，对方收到通知信；适合指定的人 |
| Copy link（复制链接） | 产生链接，自己贴到 Teams、WhatsApp、Email |
四种链接类型
在分享视窗按链接设定（齿轮或「Anyone with the link…」那一行）选择：
| 链接类型 | 谁能打开 | 转发给别人会怎样 | 适合 |
|---|---|---|---|
| Anyone with the link（任何人） | 拿到链接的任何人，不用登录 | 转给谁，谁就能打开 | 公开资料、宣传品 |
| People in your organization（组织内的人） | 公司里任何有账号的人 | 转给公司同事可以打开，外部不行 | 公司内部广泛分享 |
| People with existing access（已有权限的人） | 本来就有权限的人 | 不会增加任何权限 | 提醒同事去看某个文件 |
| Specific people（特定的人） | 只有你指定的 Email | 转发给别人也打不开 | 客户合约、薪资、敏感资料 ✅ |
📌 链接类型能不能选，要看公司管理员的设定；例如公司关闭了外部分享，就不会出现 Anyone 选项。
权限设定
| 设定 | 说明 |
|---|---|
| Can edit | 可以修改、再分享（视设定） |
| Can view | 只能看 |
| Can review | 只能加批注和修订建议（Word） |
| Block download | 只能在线上看，不能下载（仅 Can view 时可选） |
| Set expiration date | 到期后链接失效（常用于 Anyone 链接） |
| Set password | 打开要输入密码（Anyone 链接，视方案） |
💡 给客户看报价单：Specific people + Can view + Block download，对方只能在线上看、不能下载转发。
管理与收回权限
- 文件 ⋯ → Manage access：
- People：个别被邀请的人，可以改权限或 Stop sharing
- Links：已产生的链接，可以删除某条链接（所有用那条链接的人立刻失去权限）
- OneDrive 网页左边 ：看自己分享过的所有文件
⚠️ 把人从 Teams 或 SharePoint 网站移除，不会自动收回他透过「Anyone」链接拿到的权限——那条链接要另外删除。
请别人上传文件（File request）
- OneDrive 网页：选资料夹 → Request files
- 对方只能上传，看不到资料夹里的其他文件
- 适合收集客户的证件影本、活动报名的作品（需要公司开放 Anyone 分享）
分享 SharePoint 网站 vs 分享单一文件
| 分享单一文件 / 资料夹 | 加入 SharePoint 网站或 Teams 团队 | |
|---|---|---|
| 对方看到 | 只有那个文件 / 资料夹 | 整个网站或团队的内容 |
| 适合 | 临时给客户、外部人士 | 长期一起工作的同事 |
学完你会
常见错误
- ❌ 敏感文件用 Anyone 链接：链接被转发就等于公开，改用 Specific people。
- ❌ 只给对方看却给了 Can edit：对方可能不小心改掉内容。
- ❌ 以为把人移出团队就收回了所有权限：Anyone 链接要另外到 Manage access 删除。
- ❌ Anyone 链接不设到期日：几年后还能打开，设定到期日。
- ❌ 分享整个资料夹却只想给一个文件：对方会看到资料夹里所有文件。
Sources
官方文档：