重点内容
两种网站
| 团队网站 Team site | 通讯网站 Communication site | |
|---|---|---|
| 目的 | 一群人一起工作 | 少数人发布，很多人阅读 |
| 谁编辑 | 成员都可以 | 通常只有网站拥有者 / 编辑者 |
| 跟 Teams | 建立 Teams 团队时自动产生；也可以之后连结 Teams | 不连 Teams |
| 例子 | 营销部、11.11 项目 | 公司内网首页、员工手册、HR 政策 |
建立网站： SharePoint 首页 + Create site → 选 Team site 或 Communication site → 选范本 → 取名、设定隐私（私人 / 公开）→ 加成员。
📌 公司可能限制谁能建立网站；找不到按钮就问 IT。
网站的组成
flowchart TB
S["SharePoint 网站"] --> D["文件库 Documents<br/>放文件"]
S --> L["列表 Lists<br/>像线上表格"]
S --> P["页面 Pages<br/>公告、说明、首页"]
S --> N["网站导航<br/>左边或上方选单"]
| 组成 | 用途 | 例子 |
|---|---|---|
| 文件库 | 放文件，有版本记录、权限 | 合约、报表、范本 |
| 列表 | 一行一笔资料，可以筛选、排序 | 客户名单、设备借用登记、请假记录 |
| 页面 / 新闻 | 图文网页 | 公司公告、SOP 说明 |
| Site contents | 看这个网站的所有文件库、列表 | 左边选单或 ⚙ → Site contents |
文件库：用栏位代替资料夹
资料夹一层一层往下，文件常常「不知道该放哪一个」。在文件库加栏位，就能用多种方式筛选同一批文件：
- 文件库 → + Add column → 选类型（Choice、Date、Person、Text……）
- 例如新增：客户（Choice）、文件类型（Choice：报价 / 合约 / 发票）、年份（Number）
- 上传文件后填写这些栏位
- 用栏位标题的筛选、分组，或 Create new view 存成视图，例如「2026 年全部合约」「ABC 贸易的所有文件」
| 资料夹 | 栏位（Metadata） |
|---|---|
| 一个文件只能在一个资料夹 | 一个文件可以同时属于「ABC 贸易」「合约」「2026」 |
| 要记得放在哪一层 | 用筛选、视图随时切换 |
| 资料夹太深，网址太长会出错 | 结构扁平 |
💡 不是完全不用资料夹：大分类用 1～2 层资料夹，细分用栏位，最好找。
列表（Microsoft Lists）
- 网站 + ，或用 Microsoft Lists 应用
- 可以从空白、Excel 或范本（Issue tracker、Asset manager、Event itinerary……）建立
- 视图：List、Board（看板）、Calendar、Gallery
- 可以设定规则：某栏改成「已批准」时自动 Email 通知
例子：「公司设备借用」列表——设备名称、借用人（Person）、借出日期、归还日期、状态（Choice）。
页面与新闻
- + ：用区块（文字、图片、文件、链接、Teams 贴文）拖拉排版
- + ：发布后会出现在网站首页的新闻区，也会出现在 SharePoint 首页、Teams
- 通讯网站首页常见配置：公司公告（News）、快速链接（Quick links）、常用文件、活动日历
权限
| 网站群组 | 权限 |
|---|---|
| Owners（拥有者） | 完全控制，管理成员与设定 |
| Members（成员） | 编辑内容 |
| Visitors（访客） | 只能看 |
- 网站右上角 Share site 或 ⚙ → Site permissions 管理
- 团队网站连着 Teams 时，Teams 团队的成员就是网站成员；在 Teams 加人最简单
⚠️ 尽量在网站层级管理权限，少对个别资料夹、文件设「独特权限」，否则日后很难查清楚谁看得到什么。
学完你会
常见错误
- ❌ 用通讯网站给项目团队一起工作：团队协作应该用团队网站（搭配 Teams）。
- ❌ 资料夹开到七、八层：难找，网址太长还会出错，改用栏位 + 视图。
- ❌ 对每个资料夹个别设权限：之后没人搞得清楚谁能看什么。
- ❌ 用 Excel 放在文件库当多人登记表：大家同时编辑容易冲突，改用列表。
- ❌ 把员工手册用 Email 附件发：版本一多就乱，放在通讯网站，永远只有一份最新版。
Sources
官方文档：