实战：帮 10 人小公司规划文件存放结构

重点内容

整体规划

flowchart TB
    subgraph C["通讯网站：公司内网（全员可看）"]
        C1["员工手册、请假表、公司范本、公告"]
    end
    subgraph T["Teams 团队（= SharePoint 团队网站）"]
        T1["管理层（私人）"]
        T2["设计部"]
        T3["业务部"]
        T4["财务（私人，只限老板与会计）"]
    end
    subgraph O["个人 OneDrive"]
        O1["草稿、个人工作文件"]
    end
    O -->|完成后移到| T

第 1 步：建立团队与频道

以「业务部」为例：

• 每个团队设 2 位拥有者（部门主管 + 老板）
• 财务团队设为私人，只加入必要的人

第 2 步：文件库的资料夹与栏位

在「业务部」团队网站的文件库：

资料夹（只开 2 层）：

案件进行中/
├── 2026-001 Taman Daya 住宅/
├── 2026-002 KL 办公室/
└── ...
已完成案件/
范本/

栏位：

建立视图：「待签署的合约」（文件类型 = 合约、状态 = 已送出）。

第 3 步：命名规范

第 4 步：权限与分享规则

第 5 步：电脑设定

每位员工：

1. 登录 OneDrive，开启桌面、文件、图片备份（EP02）
2. 把自己部门常用的资料夹 Add shortcut to My files
3. 大资料夹保持只在线上，需要时才下载

第 6 步：搬家与离职流程

从旧环境搬过来：

• 先整理再搬：删除重复、过时的文件
• 大量文件可以用 SharePoint 的 Migration Manager（管理员工具），少量直接拖进网页版文件库
• 搬完后旧位置设成唯读一段时间，确认没问题再清掉

员工离职：

一页规范（贴在公司内网首页）

1. 公司文件放 Teams 团队，不放个人电脑、WhatsApp、私人云端
2. 个人草稿放 OneDrive，完成后移到团队
3. 文件名：日期_类型_客户，不写「最终版」
4. 分享给客户用 Specific people，不用 Anyone 链接
5. 文件改坏、删掉：先看 版本记录、回收站，再找管理员

学完你会

• 按部门规划 Teams 团队、频道与通讯网站
• 设计浅层资料夹 + 栏位的文件库结构
• 订出命名、分享、电脑设定的规范
• 规划搬家与员工离职的文件处理流程

常见错误

• ❌ 一开始就开几十个团队：先按部门开几个，真的需要再加。
• ❌ 沿用旧的七层资料夹直接搬过去：先整理，改成浅层资料夹 + 栏位。
• ❌ 只买了 Microsoft 365，没订任何规范：大家还是照旧用 WhatsApp 传文件。
• ❌ 员工离职当天才想到文件：OneDrive 的工作文件平时就要放到团队。
• ❌ 财务资料放在全员可看的团队：敏感资料放私人团队或私人频道。

Sources

官方文档：

1. Overview of Teams and SharePoint integration - Microsoft Learn
2. Plan your SharePoint site structure - Microsoft Learn
3. Get started with Migration Manager - Microsoft Learn
4. OneDrive retention and deletion - Microsoft Learn
5. Manage sharing settings for SharePoint and OneDrive in Microsoft 365 - Microsoft Learn