When什么时候用得到
同事要问你一句话，开会又要跟外面的客户讲解报价。快速问一句用聊天，要讨论一件事开会议。
会议开始前如果没设好，陌生人可能闯进来，或者有人不小心分享错画面。这一课教你怎么设定，也教你会议后去哪里找录影。
What这是什么
一对一或群组的对话，像 WhatsApp。
视讯会议，会议结束后聊天、录影、文件都留在同一个地方。
等候区。外面的人要先在这里等，你批准才能进会议。
控制谁可以直接进来、谁可以分享屏幕。
会议后集中放录影、转录和共享文件的地方。
Where在哪里找
排会议在 Calendar；会议选项在会议邀请里；会议中的功能在上方工具列。
How一步一步做
聊天
| 功能 | 做法 |
|---|---|
| 新聊天 | Ctrl+N 或 ，输入名字；加多个人就变成群组聊天 |
| 群组命名 | 群组聊天上方按名称改名，例如「11.11 活动筹备」 |
| 格式 | 按格式按钮（或 Ctrl+Shift+X）展开编辑区，可加粗、清单、代码块 |
| 回覆某一句 | 滑到讯息上 ⋯ → Reply |
| 编辑 / 删除 | 自己的讯息 ⋯ → Edit / Delete |
| 稍后处理 | ⋯ → Save（在 Saved 里找） |
| 置顶聊天 | 聊天 ⋯ → Pin |
| 延迟发送 | 按住发送按钮 → Schedule message |
群组聊天的限制：
| 项目 | 上限 |
|---|---|
| 聊天人数 | 250 人 |
| 从聊天直接发起视讯 / 语音通话 | 20 人 |
| 单个附件大小 | 100 MB |
📌 聊天超过 20 人时，已读回条、输入中提示、视讯通话等功能会关闭。多人长期讨论建议改用团队频道（EP02）。
❌ 50 人群组聊天想直接开视讯：聊天发起的通话上限 20 人，改用排程会议。
排会议
- 1
Calendar → New meeting
也可以在 Outlook 里按 Teams meeting。
- 2
填标题、邀请的人、时间
要在频道里开会，选 Add channel，该频道所有成员都看得到。
- 3
按 Save / Send
立即开会： Calendar → Meet now，复制链接发给别人。
设定会议选项
在会议邀请里打开 Meeting options（或会议中 ）：
| 选项 | 建议 |
|---|---|
| Who can bypass the lobby（谁可以直接进入） | 对外会议选「只有公司内的人」，外部人士要在大厅等你批准 |
| Who can present（谁可以简报） | 大型会议选「Only me」或指定的人，避免参与者误分享屏幕 |
| Allow mic / camera for attendees | 大型说明会可以关掉参与者的麦克风 |
| Meeting chat | 可以关闭，或只在会议中开放 |
| Record automatically | 需要每次都录影的会议可以打开 |
⚠️ 公开在网上的会议链接，任何人都能点进来。对外会议一定要开大厅，只让认识的人进来。
❌ 对外会议没开大厅：拿到链接的陌生人可以直接进来。
会议中的功能
| 功能 | 位置 |
|---|---|
| 分享屏幕 / 视窗 / PowerPoint | Share（Ctrl+Shift+E）；分享单一视窗比分享整个屏幕安全 |
| 举手 | （Ctrl+Shift+K） |
| 背景模糊 / 虚拟背景 | |
| 分组讨论 | Rooms（Breakout rooms） |
| 录影与转录 | |
| 会议笔记 | （会议结束后留在会议聊天里） |
💡 分享 PowerPoint 时用 PowerPoint Live（Share 里选 PowerPoint 文件）。你可以看到备注，观众也能自己往前翻，画质比分享屏幕清楚。
❌ 分享整个屏幕，结果 WhatsApp 通知被大家看到：分享单一视窗，或先开勿扰模式。
录影与转录
- 开始录影时，所有参与者都会看到提示
- 录影单次最长 4 小时，超过会自动分段继续录
- 一般会议的录影存在主办人的 OneDrive；频道会议存在该频道的 SharePoint
- 会议结束后，在会议聊天或 Calendar 里的会议 → Recap 可以看到录影、转录、共享文件
- AI 自动整理的会议摘要、待办事项（Intelligent recap）需要额外的 Microsoft 365 Copilot 或 Teams Premium 授权
⚠️ 录影前要告知参与者，并遵守公司政策。涉及客户个人资料的会议，要注意马来西亚《个人资料保护法》（PDPA）的要求。
❌ 找不到会议录影：一般会议在主办人的 OneDrive，频道会议在频道的 SharePoint，也可以从 Recap 找。
❌ 没告知就录影。
Why为什么这样做
✅ 会议前设好 Meeting options，才不会有陌生人闯入，或有人不小心分享错画面。
✅ 分享单一视窗，别的通知（例如 WhatsApp）就不会被大家看到。
📌 商务方案的会议最多 300 人，最长 30 小时。人多的讨论，用排程会议，不要用群组聊天。
Sources
官方文档：
- Limits and specifications for Microsoft Teams - Microsoft Learn
- Schedule a meeting in Microsoft Teams - Microsoft Support
- Change participant settings for a Teams meeting - Microsoft Support
- Record a meeting in Microsoft Teams - Microsoft Support
- Teams meeting recording - Microsoft Learn
- Keyboard shortcuts for Microsoft Teams - Microsoft Support