When什么时候用得到
「这件事谁负责？」「请假单批了没？」这些不用另外开系统。Teams 里的 Planner、Approvals 就能处理。
Planner 管任务，Approvals 管审批，Forms 收集问卷，Workflows 做自动化。
What这是什么
谁、什么时候、做到哪里，一目了然。
请假、报销、采购，送出后留下完整记录。
快速收集大家的回答。
简单的自动化，背后是 Power Automate，常见范本不用写程序。
Planner 里把任务分阶段的栏，例如「待办 / 进行中 / 完成」。
Where在哪里找
应用可以加在三个地方：
| 位置 | 做法 | 适合 |
|---|---|---|
| 左边导航列 | 左边 Apps → 搜寻 → Add；右键可以 Pin 钉住 | 个人常用的 Planner、Approvals |
| 频道分页 | 频道上方 + → 选应用 | 团队共用的任务板、表单结果 |
| 讯息里 | 输入框下方的 +（Actions and apps） | 在对话中直接发一个投票、审批 |
📌 公司管理员可以限制哪些应用能用；找不到某个应用，先问 IT。
How一步一步做
Planner：任务管理
- 1
频道上方 + → Planner → 新建计划（或选已有计划）
- 2
用 Bucket 分阶段
例如「待办 / 进行中 / 等待审核 / 完成」。
- 3
加任务
填标题、Assigned to（负责人）、开始 / 截止日期、优先级、检查清单、附件。一定要填负责人和截止日期，不然等于没有指派。
| 视图 | 用途 |
|---|---|
| Board（看板） | 拖动卡片改状态 |
| Grid（清单） | 像表格一样一行一个任务 |
| Schedule（排程） | 看月历上的截止日期 |
| Charts（图表） | 看有几个逾期、每人负责几项 |
💡 左边的 Planner 应用会把你在各个计划、Microsoft To Do、Outlook 标记的任务集中在 My Tasks，每天打开看一次就不会漏掉。
❌ 任务都写在聊天里：很快被洗掉，没人记得谁负责。
❌ Planner 任务没设负责人和截止日期。
Approvals：审批
- 1
左边 Approvals → New approval request
也可以在聊天输入框 + → Approvals。
- 2
选类型（Basic，或公司设好的范本）
- 3
填标题、审批人、说明、附件
- 4
选择是否要全部审批人都同意
例子：采购 RM 5,000 以上的设备，要部门主管和财务两人都同意。
- 5
送出
审批人会收到通知，可以 Approve / Reject 并留言。所有记录集中在 Approvals 的 Received / Sent，可以追查、导出。
Forms：问卷与投票
| 用法 | 做法 |
|---|---|
| 会议 / 聊天中快速投票 | 输入框 + → Forms → Poll |
| 频道分页收集回答 | 频道 + → Forms，建立或连结表单，成员直接在分页里填 |
| 看结果 | 表单的 Responses → 可以用 Excel 打开 |
Workflows：自动化
左边 （或频道 / 聊天的 ⋯ → Workflows），从范本开始：
| 范本（例子） | 做什么 |
|---|---|
| Notify a channel when a new item is added to a SharePoint list | SharePoint 清单有新资料时，在频道发通知 |
| Post to a channel when a webhook request is received | 网站或其他系统送出资料时，自动发到频道 |
| Schedule a reply | 定时提醒 |
| Save a message to OneDrive | 把讯息存成文件 |
📌 旧的 Office 365 Connectors（例如 Incoming Webhook）正陆续由 Workflows 取代，新设定请直接用 Workflows 的 Webhook 范本。
⚠️ Workflows 执行时用的是建立者的账号权限。建立者离职、账号停用后，工作流程会停止运作，重要流程要设定共同拥有者。
❌ 重要 Workflows 只有一位建立者：那个人离职后流程就停了。
❌ 还在找 Incoming Webhook 连接器：改用 Workflows 的 Webhook 范本。
其他常用应用
| 应用 | 用途 |
|---|---|
| OneNote | 频道分页当团队笔记本 |
| Lists | 团队共用的清单（客户名单、资产清单） |
| Loop | 在聊天里放可以一起编辑的清单、表格 |
| YouTube / Website | 频道分页放教学影片、公司网站 |
Why为什么这样做
✅ 任务放 Planner，有负责人、有截止日期，不会被聊天洗掉。
✅ 审批用 Approvals，留下完整纪录，事后可查。
❌ 重要审批用口头或 WhatsApp：没有记录可查。
Sources
官方文档：
- Add and use a Planner tab in Microsoft Teams - Microsoft Support
- What is Approvals in Microsoft Teams? - Microsoft Support
- Browse and use workflows in Microsoft Teams - Microsoft Support
- Retirement of Office 365 connectors within Microsoft Teams - Microsoft 365 Developer Blog
- Overview of Teams apps - Microsoft Learn